Звіт з виконання бюджету для власника

Олена Прендзевська,

підприємець, фінансовий бізнес-консультант та керівник українських проектів в малому і середньому бізнесі з постановки фінансового менеджменту і навчання перших осіб.

  1. Як підготуватися до річного звіту перед власниками.
  2. Приклад управлінського звіту з виконання бюджету.

Управлінські звіти, підготовлені за вимогами власника, розкажуть про бізнес багато. З них одразу видно, що саме цікавить засновника, чи контролює він досягнення глобальних цілей, чи намагається перевірити деталі, чи потрібно розшифровувати показники щодо окремих витрат, напрямків або підрозділів, чи були бюджети добре опрацьовані та чи реалістичні параметри були в них закладені.

Акціонери іноземних компаній отримують звіти від керівників у звичному форматі, що не змінюється роками. За результатами таких звітів ухвалюють рішення щодо сум нарахування й строків виплат бонусів команді топ-менеджменту за підсумками року та щодо розподілу суми дивідендів серед акціонерів, аналізують ефективність капіталу та фінансовий стан, а також актуалізують вхідні дані для нового бюджету, проєкт якого зазвичай вже погоджено.

В українському підприємництві відповідна практика дещо інша. Власники виймають кошти з бізнесу протягом року за своїм бажанням чи графіком потреб, часто не розуміючи реального

фінансового стану своєї компанії. Нарахування дивідендів відповідно до вимог законодавства зустрічається надзвичайно рідко. Звітування управлінців перед власниками у таких бізнесах має декларативний характер і слугує контрольно-каральним заходом для керівників підрозділів, а рішення, ухвалені на підставі аналізу звітів, несистемні або їх взагалі немає.

Фінансове звітування перед власником компанії, де відсутній фаховий фінансовий менеджер і не впорядковано систему фінансового управління, часто нагадує невдалу контрольну з математики, помилки якої одразу бачить спеціаліст. До фінансових бізнес-консультантів такі власники звертаються із запитом про перевірку поданих результатів саме через недовіру до внутрішньої звітності щодо виконання бюджету, особливо коли отримують невтішні результати з виконання плану доходів та витрат. Власнику бізнесу не можуть дати відповіді на ключове запитання: як ефективно працювала їхня команда та власний капітал.

Отже, перш ніж почати розробку макетів управлінської звітності з виконання бюджету для власників, варто визначити, що саме хочуть вони дізнатися та чи розуміють показники, зазначені у звітах. Розробити такий макет має фахівець, який добре розуміється на бюджетній моделі, наявній системі управління і обліковій базі даних. Він повинен зробити це на початку бюджетного року, щоб мати змогу зібрати всю необхідно інформацію протягом робочого періоду.

Нерідко менеджмент звітує про свою копітку роботу окремо від фінансових даних, оперуючи лише загальними цифрами. А фінансисти традиційно готують пояснювальну записку із план-факт аналізу в ключі констатації фактів, на кшталт тут заплатили більше, бо щось здорожчало, або неправильно спланували, щось було змінено в процесі перепланування, а на щось витратили менше, бо відмовилися від послуг. На жаль, такі пояснення не дають можливості подивитися на річні результати у ключі досягнення цілей. Фаховий фінансист має презентувати підсумки з виконання бюджету, щоб дати вичерпні пояснення щодо того, хто і що мав зробити, що змінилося протягом року, які результати отримано і чому. А тому фінансовий план-факт аналіз не може бути відірваним від аналізу результативності конкретних ухвалених рішень протягом звітного періоду.

Далі мова піде про першу спробу фінансиста власноруч підготувати такий звіт для власника, за умови, що компанія відпрацювала цілий рік за бюджетом, а фінансовий аналітик з’явився лише наприкінці звітного періоду.

Аби було дотримано вимог до підготовки звіту для власника, автор пропонує фінансисту виконувати такий алгоритм дій.

Алгоритм

1.

Проаналізувати (або скласти) список цілей і реєстр завдань, що були поставлені перед керівниками/підрозділами для виконання бюджету. Дізнатися про контрольні параметри, використовувані для системи нарахування бонусів за підсумками виконання бюджету та досягнутих результатів.

2.
Розглянути всі версії бюджету, використані протягом року
, та проаналізувати причини їх коригувань.

3.

Розглянути щомісячні управлінські й оперативні звіти менеджменту, та дізнатися у відповідальних осіб причини відхилень, перевірити їх пояснення, зробивши відповідний аналіз та розрахунки.

4.

Проаналізувати перелік управлінських рішень за фактами наказів, нарад та іншої доступної документації управління та оцінити їх результативність.

Рис. 1. Річний управлінський звіт з виконання бюджету (детальний)

Якщо буде встановлено, що рішення ухвалювали без огляду на бюджети або результати їх виконання, то варто констатувати факт, що поточне бюджетування не було застосоване як технологія управління. Отже, звітність перед власником на підставі даних бюджету матиме вигляд простого порівняння цифр бюджету і факту. В такому випадку варто навести аналіз фінансового стану в контексті визнання позитивної/негативної річної динаміки за загально прийнятими

показниками, що характеризують ефективність бізнес-напрямків, платоспроможність та ліквідність та взяти до уваги висновки і нові вимоги вже на майбутній бюджетний період.

Кожний користувач фінансової звітності завжди сподівається, що зрозуміє оцінку результатів у цілому. А тому, щоб сміливо повідомити власника про загальну оцінку, варто від самого початку всім домовитися про те, які результати можна вважати гарними, а які відхилення — у межах допустимого.

У прикладах наведено звіти для власника про результати виконання бюджету торговельної компанії, складені в таблицях MS Excel. У приклад 1 (рис. 1) власник отримає детальну інформацію про виконання бюджету та структуру основних відхилень. У прикладі 2 (рис. 2) наведено звіт у спрощеному вигляді. Такий варіант буде оптимальним для того, хто прагне побачити не більше 20 рядків. У звіти про найважливіші показники варто додати підсвічування кольорами тих параметрів, що мають суттєве відхилення від плану. Рисунки, графіки та анімаційні презентації у бюджетних звітах цікаві лише під час їх презентації для зовнішніх користувачів. Тому, хто читає звіти про свій бізнес щодня, малюнки зайві.

Рис. 2. Річний управлінський звіт з виконання бюджету (спрощений)

Ідеальний звіт не має містити багато цифр, проте кожний показник має бути доступним для розшифрування в один клік. Кожний власник мріє отримати звіт, щоб його можна було розглянути на смартфоні, та хотів би мати змогу самостійно проаналізувати деталі. Сучасні технології для агрегування даних та презентації результатів бізнес-аналітики в мобільному форматі дозволяють зробити це наразі безкоштовно, але за умови, що облікові дані коректні та відповідають плановій структурі бюджету.
Поміркуйте над тим, наскільки звіт у вашій компанії є змістовним і зрозумілим її власникам, та почніть з аналізу ефективності рішень, ухвалених протягом року для отримання запланованих показників. Здійснюйте оперативний аналіз виконання планів протягом року з позиції оцінки результативності ухвалених рішень, бо аналіз загалом — це насамперед підсумок того, що ефективно опрацювали або залишили поза увагою його керівники.
Вдалих планів та звітування у новому році, шановні колеги!

Ця стаття була опублікована в електронній версії журналу «Управління фінансами» № 1 за 2020 рік. Передплачуйте та знайомтесь з повними версіями усіх матеріалів номера за посиланням
Передплата електронної версії
Передплата друкованої версії