П’ять пасток обліку та управління

П’ять пасток обліку та управління

Як управлінець із 12-річним досвідом автор має власні переконання щодо обов’язкового дотримання певних правил в управлінні. Більшість із цих правил склалася завдяки урокам повсякденного ухвалення рішень з питань фінансового менеджменту. Наразі автор як фінансовий бізнес-консультант також має унікальну можливість спостерігати за тим, як на одні й ті самі граблі наступають молоді керівники. На жаль, переконливі поради з чужого досвіду бізнесмени не сприймають доти, доки не стануться такі наслідки, як значні втрати капіталу. Можливо, цей матеріал викладений як життєві саркастичні замітки, зробить такий самоаналіз не тільки повчальним, а й кумедним.

Пастка перша

Воно саме так рахує

Управління у бізнесі часто стартує з обліку грошових коштів. По-перше, це зрозуміло й без економічної освіти, а по-друге, це насправді нескладно. Історія такого обліку починається у підприємця з блокноту, потім перебирається в MsExcel та Google.doc і згодом опиняється у спеціалізованому софті. За результатами наших спостережень, 78 % компаній малого та середнього бізнесу облік коштів ведуть з помилками.  Обліковці в компаніях придумали 5 нехитрих способів помилитися у простих математичних діях під час обчислення коштів. 

1. Заводять в обліковій базі банківські рахунки та підписують їх назви по-різному, на кшталт «Приват робочий», «Приват», «новий Приват». Додають туди облік внутрішніх транзитних рахунків банку, проводять банківську виписку тоді, коли є час, бо у них купа іншої роботи.

2. Додають до обліку власну картку директора, щоб йому було зручно дивитися, які кошти було вирішено обліковувати.

3. Відображають валютні рахунки за курсом валют тільки тоді, коли були валютні операції, бо переоцінка залишку їх весь час плутає нарахуванням якихось прибутків і збитків, яких вони не розуміють і не можуть пояснити керівнику.

4. Не реєструють при рознесенні банківської виписки призначення платежу та статтю руху коштів, щоб, коли вони підуть у відпустку, всі керівники зрозуміли: без них як без рук.

5. Коли виявиться, що облік коштів не збігається в еквіваленті з даними виписок з банків, вони говорять: «Я в систему дані вніс правильно, а воно саме так рахує». Така відповідь — якась дитяча позиція й перша ознака професійної інфантильності.

Висновок. Якщо керівник припускається помилок в обліку грошових коштів, його варто замінити. Обліком він не користується, а можливо, й зацікавлений у бухгалтерському безладі.

Пастка друга

Так було до мене

Керівник, який не опікується побудовою правил (мовляв, то бюрократія), живе думкою, що їх  за потреби складе сам працівник. І справді, кожний працівник обов’язково зрозуміє, як йому вчиняти зручніше. Започатковані попередниками правила неодмінно будуть підтримані наступними працівниками, особливо якщо такі правила спрощують життя. Нічого так не додає впевненості у своїх діях, як той факт, що це вже було зроблено колегами. Маємо приклад.

1. Простіше створити нове найменування, ніж довго шукати найменування в каталозі без папок, або коли папок вже стільки, що ніхто не пам’ятає їх призначення і відмінності. 

2. Простіше завести каталоги документів на своєму комп’ютері, тоді точно всі зрозуміють, що важлива інформація зберігається тільки у такого обліковця.

3. Простіше не робити каталоги з папок та документів, бо працівник все одно пам’ятає той день, коли і навіщо була створена «Нова папка 111».

Очікувана відповідь колеги, який не може знайти документ за 30 секунд, починається зі слів «Так було ще до мене». За результатами наших спостережень, цей вислів — хіт серед аргументів фінансових працівників.

Висновок. Украй важливо, аби під час побудови фундаменту системної роботи правила складав професіонал із відповідним системним досвідом, а керівник вимагав від працівників їх дотримувати надалі.

Пастка третя

Так у всіх

Помилковий спосіб обліку поширюється швидше за вірус грипу. Працівники обліку, які жодного разу не зазнавали «тортур» аудиту чи податкової інспекції, упевнені, що ведуть облік правильно. Вони дивуються, коли їх направляють на  навчання національним П(С)БО чи нараховують штрафи за реальні помилки, бо ж усі ведуть облік так, як їм зручно, а не так, як десь написано. Щоб було «так, як  у всіх», достатньо відповідати кільком умовам:

1. Ніколи не проводити повну інвентаризацію, а лише перевіряти за потреби облік товарів чи розрахунків із клієнтами. 

2. Розділити облік для цілей управління та статистичної звітності у різні бази та плутатися у сумі залишків товарів, боргів та податкових сальдо, або ненароком здати звітність не туди і не про те.

3. Робити вручну коригування помилок без відповідних бухгалтерських довідок та в хаотичний спосіб, щоб наступники не могли встановити суть та причину правок.

4. Залучати до реєстрації облікових операцій людей без відповідної освіти, наприклад, секретарів або ейчарів, і робити так, як зручно комусь.

5. При виявленні розходжень заявити про унікальність бізнес-діяльності та складність процесу.

Висновок. Доти, доки облік будують аматори на власний розсуд, він завжди буде некоректним. За нашими спостереженнями, облікові дані не збігаються з фактичними у жодному розділі. Так справді в усіх.

Пастка четверта 

Не можу розірватися або маленька зарплата

Новий вимір турбулентної економіки — це трудовий універсалізм. Він прийшов в облікові департаменти швидше, ніж в інші підрозділи. Бухгалтер —  трохи кадровик, трохи юрист, трохи секретар, бо скільки їх там облікових операцій. У таких перегонах за звання універсального бухгалтера змагаються усі без винятку представники малого та середнього бізнесу. Долучайтеся й ви до цього змагання таким шляхом.

1. Поєднайте роботу бухгалтера з виданням товару зі складу. Бухгалтер це зробить краще, бо комірники гублять документи та помиляються.

2. Доручіть економісту  стягувати з клієнтів оплату за товар. По-перше, він точно знає скільки заборгував клієнт, а по-друге, менеджеру треба продавати, а не займатися закриттям угод та документів.

3. Зобов’яжіть бухгалтера копіювати архівну базу на випадок збоїв, там треба натиснути кілька кнопок і покласти кудись ту копію.

4. Нехай головний бухгалтер сам налагодить бюджетування, бо стратегічні плани знову не відповідають факту.

Висновок. Чіткий розподіл праці існує для якісного виконання функцій, для кожної з яких є чималий набір компетенцій. Сумісництво для обліковця не варто розглядати в принципі, бо за наявності 10—50 операцій на місяць вигідніше залучити якісний аутсорс. Інакше роботи з повного обліку вистачає на весь робочий час. Ми спостерігали, що цей висновок підтверджує висока плинність персоналу,  який наводить дві причини звільнень: «не можу розірватися» або «маленька зарплата за такий функціонал».

Пастка п’ята 

Ми попереджали

Вже так ведеться, що в будь-якій компанії є працівник бухгалтерії, який усіх попереджав про проблемні питання чи ризики. Допоки такі ризики не справдилися, працівника сприймають як того, хто нагнітає атмосферу, а після — як такого, хто був непереконливим. Ви теж можете стати до лав таких керівників. Для цього достатньо:

1. Звинуватити працівника бухгалтерії в тому, що він не нагадав вам про подовження договору, а коли він вас попереджав, ви були занадто зайняті, аби тримати це в голові.

2. Насварити бухгалтера через те, що не дочитали до кінця його листа і помилково написали «ОК» замість логічного рішення. Бо не треба було такого довгого листа писати.

3. Проігнорувати попередні розрахунки результатів і поставити під сумнів усі кінцеві розрахунки, бо вам просто не подається результат.

Облік результатів діяльності, як і рішення, ухвалені протягом звітного періоду, — це спільна командна робота, під час якої бухгалтер відтворює облік процесу так, як розуміє. Тому він не може стояти осторонь рішень або здогадуватися чи передбачати. І якщо бухгалтер запитує чи попереджає керівника, йому варто довіряти по суті або не тримати такого працівника зовсім.

Облік в компанії — це найкращий спосіб зафіксувати реальний стан справ вчасно та за однаковими правилами. Будувати облік треба з професіоналами. Ігнорувати правила обліку завжди означатиме накопичувати помилки і втрачати інформацію про реальний фінансовий стан. 

Інколи й справді складається враження, що більшість працівників знає, до чого призведе те або те рішення чи бездіяльність. Втім, для того, як насправді все відбувається, є багато причини: воно або саме так рахує, або вже так було чи є, або хоч розірвися при малій зарплаті та попередженнях.

Автор:

Олена Прендзевська, 

підприємець, фінансовий бізнес-консультант та керівник  українських проєктів у малому і середньому бізнесі з постановки фінансового менеджменту і навчання перших осіб